Aktualität ist in der Unternehmenskommunikation von großer Relevanz – das war schon immer so. Doch durch die Digitalisierung hat sich auch die Kommunikationsarbeit verändert. Informationen sind durch diverse Online-Kanäle unmittelbar verfügbar und müssen entsprechend einsortiert und weiter verwertet werden. Immer mehr Unternehmen etablieren daher Newsrooms in ihren Kommunikationsabteilungen.
Das Konzept des Newsrooms kommt ursprünglich aus dem Journalismus. Um auf die zunehmende Menge an digitalen Nachrichten entsprechend reagieren und diese für die Leser aufbereiten zu können, haben sich viele Medienhäuser und Redaktionen umstrukturiert und Newsrooms etabliert. In Newsrooms laufen Informationen aus verschiedenen externen Kanälen wie Print, Online, Social Media, Videos, Apps oder Audio zusammen. Zudem ist der Newsroom interne Schnittstelle für alle Inhalte und Informationen, die damit zentral von einer Stelle aus gesteuert und crossmedial aufbereitet werden. Der Aufbau erfolgt oftmals in einer matrixartigen Struktur nach Themen und Kanälen.
Chancen eines Newsrooms
Eine zentrale Anlaufstelle im Unternehmen zu haben, in der alle Informationen eingehen, hat diverse Vorteile. Synergien können so beispielsweise besser genutzt werden, so dass doppelte Arbeit vermieden wird und es keine redundanten Inhalte mehr gibt. Da Informationen auf direktem Wege an die richtigen Ansprechpartner gelangen, kann auch die Effizienz innerhalb einer Organisation gesteigert werden und Themenschwerpunkte besser bedient werden. Darüber hinaus erhöhen Newsrooms auch die Transparenz für alle Mitwirkenden, wenn es um interne Prozesse und die Verwaltung von Informationen geht und heben unternehmensinterne Barrieren auf, etwa zwischen interner und externer Kommunikation oder Kommunikation und Marketing.
Umsetzung in Unternehmen
Doch wie ist ein Newsroom im Unternehmen eigentlich aufgebaut und müssen dafür komplett neue räumliche Strukturen geschaffen werden? Ein gängiges Konzept für einen Newsroom ist ein Großraumbüro, ausgestattet mit Großbildschirmen, auf denen die wichtigsten Nachrichten laufen oder auch die eigenen Unternehmens-Kanäle angezeigt werden. Solche Strukturen gibt es mittlerweile bei diversen Unternehmen, unter anderem auch bei der Lufthansa in der Zentrale am Frankfurter Flughafen oder der Deutschen Telekom. Aber nicht nur Großkonzerne arbeiten mit Newsrooms sondern auch kleine oder mittelständische Unternehmen wie etwa das Erzbistum Köln. Gemein haben Newsrooms, dass in ihnen die gesamte Kommunikation gesteuert wird: vom Echtzeit-Monitoring der unterschiedlichen Kanäle, einer kontinuierlich stattfindenden Medienanalyse bis hin zur Beobachtung der wichtigsten Influencer und Medien.
Nicht immer lassen sich die gegebenen Strukturen komplett an die neuen Herausforderungen anpassen. Wer aber dennoch einen Wandel in der Kommunikationsarbeit vornehmen möchte, kann mit unterschiedlichen Elementen arbeiten. Dazu gehören beispielsweise regelmäßige Konferenzen, das Einrichten von Positionen wie ein Chef vom Dienst (CvD), der alle Themen koordiniert, spezielle Projekttools für alle Mitarbeiter in der Kommunikationsabteilung oder auch das Anbringen von Whiteboards als übergreifendes Koordinierungselement.
Herausforderungen
Um sich der Digitalisierung anzupassen, sind Veränderungen oftmals unumgänglich. Doch ein Wandel der äußeren Strukturen und Prozesse verlangt auch einen persönlichen Wandel von den Mitarbeitern, denn die Rolle der Kommunikationsverantwortlichen verändert sich durch die Arbeit in einem Newsroom. Von Kommunikationsprofis wird erwartet, dass sie den Weitblick haben und die Botschaften zielgruppengerecht über verschiedene Kanäle verteilen. Zudem müssen sie sich an die neue Arbeitsweise und Tools gewöhnen. Das alles muss bei der Planung eines entsprechenden Newsrooms frühzeitig berücksichtigt werden.